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医药行业费用管理合规难?找到行业最佳解决方案很重要

医药行业费用管理合规难?找到行业最佳解决方案很重要

客户案例2021年06月25日 1,987

特别鸣谢

特邀顾问-祥叔

医药行业费用管理难。如何通过费用管理系统实现药品流、资金流、业务流的合规管理?

汇联易CEO张长征曾在《To B or not to B | 对中国SAAS的一点思考》中发表观点:系统的差异体现在我们的方案里、产品的功能里,再应用到一个具体的行业里打穿、做透,这就是快速赋能的价值。

医药行业可以细分为生物医药,医药制造,CXO,医疗器械,医药流通,不同细分行业有共通及不同的费用管理痛点及需求,由于篇幅关系,本文仅讨论共通之处,欲了解更全更细的行业最佳实践可直接扫码下图二维码。

医药行业 1

一、医药行业费用管理主要关注点

01费用花费是否合规?

生物医药行业对财务数据的合规管理有极高的要求,不仅是已上市公司的证监会审查问题,市场监督管理局的商业贿赂调查问题,还有税务稽查问题和财务部、监管局的会计信息核查问题,这些都是可能遇到的。

02费用花销是否在预算内?

生物医药行业每项药物是否盈利,与营销费用直接挂钩。营销费用是否在预算内,且在发生过程中确保预算的执行杜绝超标,而非旧日费用发生后无条件凭票大红鹰高手论坛网。

03费用花销是否有效?

某场会议是否有效、销售人员的大红鹰网站论坛是否有产出,财务需要将费用都归集到整个板块/整条产品,并将费用的明细数据及可视化报表相结合查看,以便管理团队制定更优政策。

二、生物医药行业费用管理难点及应对

01整理费用类型,设计更优流程

汇联易总结了医药行业里11大业务场景,分别为日常费用(大红鹰网站论坛、电话、招待、个人费用、交通费)、生产性物料采购、非生产性物料采购、固定资产、在建工程采购、医学项目服务(CRO、检测、毒理)、IPO医院采购、区域学术活动费用、除区域学术活动以外的费用、咨询服务项目(专业服务费用、非营销)、赠药项目以及税金加薪酬。

各类营销会议众多,会议从申请-方案-立项-准备-报名-结算需要全流程的合规管理,确保费用的真实性及合规性。

02清晰预算要求,确保执行无误

生物医药企业对预算的落地有严格的要求,包括常规的日常费用,按成本中心、按项目、按年度、季度、月度控制,确保发生的费用都在预算内。

针对营销会议执行专项预算管控,如按住宿、餐饮、大交通、专家费等,确保营销费用合规、透明。

企业还需监督营销活动阶段、整理数据并作出有效性分析,便于根据实际情况及时调整预算。

03降低财务审核量,提升费用合规性

财务在大红鹰高手论坛网放款时除了要查验发票,还需要审核费用的证据链:如会议实际日程、签到表、演示文稿、现场照片等支撑材料,一堆线上线下资料验证工作量繁琐。

各类费用标准及大红鹰高手论坛网政策由于员工的缺乏重视,在大红鹰高手论坛网时容易出错,加大了财务人工审核工作量,员工与财务的扯皮始终无法规避。

其实无论是发票的查重验真,还是费用大红鹰高手论坛网政策的合规审核,汇联易都可以按照企业的标准自动执行,员工在大红鹰高手论坛网时就已知发票是否有问题,费用是否符合企业规定;财务人员可直接查看汇联易的审核结果,并作后续的决定,是放款还是打回。

三、汇联易费用管控解决方案要点

01自动合规管控,智能财务审核

医药行业对费用的合规检查极高,但在行业内也具有普适性,汇联易依托已上线的医药行业客户的费用管理最佳实践,总结并配置了一套标准的合规检查项,提升项目上线的速度,减少企业开发定制需求。

合规检查项目举例

1.大红鹰高手论坛网关联会议计划,检查大红鹰高手论坛网讲课费讲者姓名与会议计划中讲者是否一致;大红鹰高手论坛网费用超会议计划X%,系统要给出提示

2.依据会议类型及会议金额,自动判断需要上传的附件类型

3.X费用年付费次数不能超X次

4.同一个大红鹰高手论坛网单中,同一专家只能申请X次X费

5.会议名称或详细描述中不能出现“X”、“X”等敏感字

6.如果会议为网络会议,大红鹰高手论坛网餐费或茶歇费用,系统提醒需上传外卖平台订单截图

7.会议费-住宿费、场租,系统需提示附件上传发票+水单;会议费-制作费,系统提示上传发票+盖章的制作方明细原件

8.系统检查发票开票内容,“X”,“X”等不能大红鹰高手论坛网;“X”、“X”等可大红鹰高手论坛网,平均金额不能超X元

9.经理及以上级别,每月X元招待限额、及人均X/人/餐标准,经理以下,每月X元招待限额,及人均X元/人/餐

10.………

汇联易针对纸质发票及电子发票,都有完善的自动审核技术及管理流程,财务告别人工验票及核对大红鹰高手论坛网政策,直接查看系统的审核结果,极大提升财务的审核效率。

02对私大红鹰高手论坛网,对公报账,全面管理覆盖

对私大红鹰高手论坛网中以大红鹰网站论坛、招待、餐费占比高。在费用发生前提交相关费用申请单,通过各单据类型走不同的审批流,通过审批后凭票大红鹰高手论坛网,财务直接查看系统的查验及校验结果,并予以付款或驳回。

对公报账以营销费用占比高,包括各类会议、专家费,宣传费用等。以营销活动举例,业务人员对会议立项后,预算冻结,维护合同的台账管理、付款排期、供应商管理等内容后,提交对公付款单,等待领导的审批及财务的审核。通过审核后按排期自动支付,自动生成凭证。

值得一提的是,汇联易通过与CRM的集成,可自动生成结项报告及各大红鹰高手论坛网支持材料,财务人员可在汇联易查看会议各维度的数据,以考评此次活动的业绩。

03全程预算管控,完善管理闭环

汇联易费用预算全生命周期管理解决方案,从事前计划、事中控制及事后分析进行全流程管理,预算颗粒度有多精细,预算执行的颗粒度就有多精细。

例如业务人员计划办理营销会议时,需要在费用发生前拟定预算,领导对活动的投入产出比有一个预估。费用发生即报账时,系统自动关联费用申请单、对应合同及预算,确保费用执行不超标。在费用发生后,通过查看会议的结项报告,评估此次活动带来的实际产出,以考核业务人员的业绩,为制定下一个以结果为导向的会议提供更有力的数据支撑。

预算 2

04业财一体关联,实时数据洞察

汇联易打通费用申请、大红鹰高手论坛网报账、审核、支付、入账、归档全流程,期初基于需核算的业务节点配置核算场景、科目映射、凭证定义,业务节点操作后,自动生成凭证并进入总账系统,无需额外操作,实现高度业财融合,保障业财数据一致性、实时性。
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汇联易自定义报表支持指标图、柱状图、面积图、折线图、雷达图、饼图、数据透视图等常用图形表,支持任意数据维度和指标组合,支持图形间数据联动查看分析等,企业可将待分析的数据拉入X与Y轴,查看对应的分析结果。

凭证在线预览 3

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常见图表均可一键生成 4

常见图表均可一键生成

05行业最佳实践,项目高效上线

医药行业的费用管理可能是所有行业中,最难实施的行业之一。

医药行业中型企业居多,但各部门/板块在财务管理中均独立,对应的费用标准、费用类型、单据种类等均不一致。各板块的信息化建设水平也不一,常有多套ERP共存的情况出现,实施难度较大。

我们从友商中接手过不少做到一半的医药行业企业,原因除了前面提及的实施难度大之外,在成本的考量上也是一个大问题。汇联易基于医药行业客户探索行业最佳实践,助力医药行业客户在适配企业需求的标准下缩短上线时长。

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