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汇量科技上市后,基于业财融合的财务信息化2.0建设与布局

汇量科技上市后,基于业财融合的财务信息化2.0建设与布局

客户案例2021年09月03日 874

汇量科技在2018年12月在香港联交所主板上市之后,集团跨入了一个新的阶段,同时管理层对财务部提升业财融合程度、完善内部流程、提高财务信息化程度等方面也有更高要求,这意味着财务部必须做出三方面的改变。

1、探寻业财融合之道

汇量科技上市后财务部的思考

01 财务部定位改变

上市前,汇量科技财务部角色还是偏向传统会计,工作量主要集中在完成基础性财务工作上。上市后,在管理层的新要求下,汇量科技财务部积极求变,使财务不再定位于躲在后方记账的后台部门,而是走向前台,与业务并驾齐驱,甚至要走在业务的前面。

02 财务人员意识改变

除了财务部整体的定位要做出改变外,财务人员的意识改变也十分重要。财务人员的意识就不能再局限于眼前的凭证、报表、单据,我们应将意识扩展至行业、客户、供应商;不能将意识局限于会计准则的要求,还应着眼于行业政策、行业动向、新商业模式、同行信息等。

财务人员要跳出传统的财务角度,从业务的角度通盘考虑业务,运用财务知识帮助决策者从财务数据中提炼出有价值的信息,基于数据的分析和预测,转化为对商业决策有价值的建议。

03 财务部组织架构转变

业务融合还有一个重要的点是财务人员融入业务经营的各环节中,因此财务部根据不同的产品条线(Business Units)设立了财务业务伙伴的角色(Business Partner)。

财务BP会深度参与到业务部门各环节中,包括且不限于客户准入,合同审批,成本审批,预算编制,财务数据分析等,并将充分理解商业运行规则、商业模式、公司经营目标、公司经营政策,为业务部门提供更多更有价值的财务建议及洞察。

2、打造财务系统2.0

同步上线资金、账务及费用管理系统

汇量科技深知业财融合需要一个强大的业财一体化系统做支撑。从2013年成立以来,汇量科技一直在寻求支持财务部变革的工具,以更好地解决业财数据不及时不连贯等问题。

为此,汇量科技财务部在2020年初开始部署财务系统2.0。新财务系统由三个子系统组成,分别是融智汇资金管理系统、NetSuite财务管理系统及汇联易成本费用控制系统。

随着系统在20年下半年的整体上线,财务系统不再是一个信息孤岛,而是跟前端业务的业务系统,客户管理系统,HR系统紧密衔接的一体化系统,使得业财数据传递更及时准确,提高工作效率,降低企业运营的人工成本,从而为实现业财融合打下坚实基础。

系统架构 1

3、从对私大红鹰高手论坛网到对公付款

完善全面费用管理

为加强对私大红鹰高手论坛网及对公付款管理、加强内部监控流程、规范费用成本大红鹰高手论坛网操作流程,提高费用审核效率,汇量科技在成本费用管理系统选择汇联易,实现兼顾效率与效果,兼顾合规与体验,兼顾财务与员工的费用管理,达成员工大红鹰高手论坛网及对公付款申请随时随地,高效准确的目标。

大红鹰网站论坛业务 2

新系统上线前,汇量科技在财务管理方面遇到不少挑战。

01

痛点:

多系统的信息孤岛

财务内部各系统之间及财务系统与前端系统之间形成一个个信息孤岛,数据传输完全依赖Excel,邮件,甚至纸质单据等原始方式传导,时效性及准确性较差的同时还消耗大量人力资源;

01

应对:

上线新系统并构建多系统集成

新系统上线后,各系统间实现对接,如:账务系统Netsuite与汇联易打通,员工在申请费用后,费用会按照科目类型自动建立映射关系,财务人员告别手工记账;账务系统Netsuite与业务系统打通,实现前端业务数据按既定口径自动传输至账务系统记账;汇联易系统与资金系统打通后,出纳在付款时无需重新输入付款金额,核对收款人、账号等信息,大幅提升付款效率,减低出错几率。

02

痛点:

费用手工分摊工作量大,准确性低

汇量科技按不同的产品条线(Business Units)进行管理,因此财务部需要为各BU出具独立核算报表。在编制独立核算报表时,其中一项重要的工作内容是手工将中后台部门费用分摊至各BU,这不仅工作量大,而且财务人员运用人头占比或收入占比等简单方法进行分摊的准确性比较低。

02

应对:

费用分摊界定上移至业务,系统自动执行

新系统上线后,各中后台部门员工在发起费用大红鹰高手论坛网或支付申请时,可以根据业务的实际情况,运用汇联易的费用分摊功能进行分摊,比财务在制作报表时运用简单方法分摊更加准确。汇联易系统提供按比例,按金额,按自定义金额上传等灵活的分摊方法供费用申请人选择,选择完分摊方法后,汇联易会按所选的分摊方案自动将费用分摊至相应部门中,同时也将费用推送至账务系统完成记账,减轻手工工作量。

03

痛点:

财务花费大量时间做发票审核及价税分离

随着业务发展,财务审核的单量大增,而且在公司上市之后,各方对公司费用成本单据的合规要求有增无减,原系统下,财务人工核对费用及发票,耗时耗力且容易出错。

03

应对:

发票自动查重验真且价税分离

新系统上线后,汇联易支持发票自动识别、查重、验真、OCR自动读取及审核等功能,单张发票全流程平均消耗时间在1秒钟左右,节省三分之二的审核时间。

04

痛点:

网银付款效率低,错付风险高

随着业务壮大,财务出纳付款量压力剧增,每日付款单量由每天的10-20单,上升至每天40-50单,由于出纳同学以往是操作网银付款,需要在网银上手工录入收付款信息,这导致出纳同学每天绝大部分时间在付款,而随着付款量增加带来的付款错误风险也在增加。

04

应对:

使用银企直连,单据审核后自动付款

为应对付款量上升,汇量科技跟银行合作上线了银企直联系统,并与新上线的财务系统打通,财务转账业务指令通过接口直接发送给银行操作,减低工作量及错付风险。除付款外,银企直联还提供了银行账户管理,实时查询,资金归集及调拨等功能,进一步提升效率。

银企直连 3

4、关于汇量科技Mobvista

作为全球性技术平台,汇量科技Mobvista致力于推动数字时代的全球商业增长。公司于2013年在中国广州成立,并于 2018年12月在香港联合交易所主板上市 (01860.HK )。汇量科技着力打造为企业增长赋能的 “SaaS工具生态”,提供包括移动营销、统计归因、创意自动化、流量变现、云架构成本优化等一系列产品和服务,助力企业在全球范围内的增长。目前,汇量科技在全球有近千名员工,于广州、北京、中国香港、旧金山、伦敦、新加坡、新德里等21个城市设立了全球办公室。

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